Ydelse / Regnskab og bogføring / Pris - Kontingentopkrævning

Pris - Kontingentopkrævning

Registrering af foreningens medlemmer
En forudsætning for at Viborg Idrætsråd kan varetage kontingentopkrævningen og medlemsregistreringen er, at alle oplysninger om medlemmerne indtastes i Viborg Idrætsråds system. Denne opgave klares af Viborg Idrætsråd efter foreningens indlevering af de ønskede oplysninger (navn, fødselsdato, adresser mv.) på alle medlemmer.
  
Muligheder i forhold til registrerede medlemmer
  • Valgfri opkrævningstidspunkt og periode ved udsendelse af FI-indbetalingskort
  • Anvendelse af indtil 15 forskellige kontingentsatser
  • Opkrævningsgebyr til dækning af opkrævningsomkostningerne (porto mv.) - evt indlagt i kontingentet.
  • Indbetalingskort for rykning af forfaldent kontingent. Det udsendes sædvanligvis nogle dage efter betalingsfristens udløb. (Viborg Idrætsråd anbefaler, at der tillægges et rykkergebyr på f.eks. kr. 25,- for at stimulere medlemmerne til at betale rettidigt). 
Udskrivning af saldolister, medlemslister eller labels
Foreningen kan til enhver tid rekvirere en saldoliste over medlemmer som skylder kontingent. Medlemslister kan udskrives efter mange valgkriterier - eksempelvis:

(1) alle medlemmer.

(2) numerisk/alfabetisk.

(3) med eller uden saldo.

(4) medlemmer fra nr. xx til nr. xx.

(5) medlemmer m/k.

(6) medlemmer med samme kontingentkode (f.eks. samme hold).

(7) medlemmer der er udmeldt men ikke slettet (f.eks. ved årets slutning, hvor man ønsker en oversigt over alle, der har været medlemmer i årets løb, hvorefter medlemmer der er udmeldt nu helt slettes).

(8) postnr. orden til udskrivning af labels.

Der kan printes labels til udsendelse af klubblade eller andre meddelelser til alle medlemmer eller til en mindre del af medlemskredsen – som kan sorteres efter samme kriterier som medlemslisterne.

Indbetalinger
Indbetalinger fra medlemmerne foregår ved anvendelse af det udsendte indbetalingskort og registreres ved Viborg Idrætsråd, hvorefter det enkelte medlems saldo er ajourført. Denne registrering foregår efter behov og efter klubbens ønske om saldoliste.

Viborg Idrætsråd er meget fleksible med hensyn til udskrivning af saldolister, således at vi normalt vil kunne efterkomme ønsker om ajourføring og udskrifter til ønskede tidspunkter. Såfremt medlemmer undtagelsesvis foretager betaling direkte til foreningen, er det meget vigtigt, at Viborg Idrætsråd straks får meddelelse herom til ajourføring af medlemmets saldo.

Udskrivning af FI- indbetalingskort med OCR - læsbar tekst
Viborg Idrætsråd råder over en printer som kan udskrive OCR – læsbar skrift, hvilket betyder, at indbetalingskort kan udskrives med klubbens særlige oplysninger (klubbens adresse, kreditornr. o.s.v.) idet disse udskrives sammen med indbetalingskortet. Viborg Idrætsråd kan dermed anvende de samme indbetalingskort til samtlige klubber.
 
Hvad koster det?
  • Gebyret for kontingentopkrævning udgør pr. 1. januar 2008 i alt 7,19 kr. incl. moms. Beløbet dækker: Oprettelse af medlemskartotek, Ajourføring af medlemskartoteket (adresseændringer, udmeldelser, indmeldelser), Udskrivning af indbetalingskort, Registrering af indbetalinger, Restancelister og optællinger til f.eks. kommunen, DIF og DGI.→ Pris for selve indbetalingskortet er i alt 0,84 kr. incl. moms.
  •  Foreningens udgift til opkrævningen udgør herefter følgende incl moms.:
    • Gebyr til Viborg Idrætsråd (8,42 kr.) + girokort (0,90 kr.) + porto for udsendelse af girokort (5,40 kr) = I alt 14,72 kr.
  • Medlemmerne betaler for porto for indbetaling
  • Udskrivning af labels = 19,48 incl. moms pr. ark. 
Hvem betaler?
For de fleste klubbers vedkommende opkræves et opkrævningsgebyr på f.eks. kr. 15,00 ved udsendelse af kontingentopkrævning, således at det enkelte medlem i praksis betaler hele opkrævningsafgiften, men enkelte klubber har indeholdt beløbet i kontingentsatsen. Det foreslåede særlige rykkergebyr tilfalder foreningen, idet Viborg Idrætsråds gebyr også ved udskrivning af rykkere er 14,72 kr. incl. moms.
 
Indberetning via e-mail
Flere og flere kasserer anvender i dag e-mail til at rapportere om ind og udmeldelser. Det har den fordel, at kassereren kan kontakte Viborg Idrætsråd på alle tidspunkter af døgnet med et minimum af besvær. En indtastning af et nyt medlem med de nødvendige oplysninger, et tryk på send og Viborg Idrætsråd klarer resten. Medlemslister og saldolister kan ligeledes rekvireres via e-mail. 
 
Penge indsættes på foreningens egen konto
Kontingentindbetalingerne indgår på foreningens egen konto. Viborg Idrætsråd modtager således ikke indbetalingerne og har ikke råderet over foreningens konto, men registrerer kun indbetalingerne.
 

Yderligere information
Kontakt Dorte Jensen på tlf:. 8662 5533 eller mail: dorte@viborgidraetsraad.dk

Viborg Idrætsråd | Skottenborg 12 - 14, 8800 Viborg  | Tlf.: 86625533 | adm@viborgidraetsraad.dk